En esta tercera y última parte de esta serie de tres artículos sobre como empezar a implantar los sistemas en tu negocio, vas a aprender a desarrollar y escribir los sistemas.
En el primer post de esta serie te hablé de la importancia de involucrar a los miembros del equipo durante el proceso de implantación de los sistemas, pues esto ayudará a que ellos se involucren y colaboren durante la implementación. En el segundo post vimos como se tiene que empezar el proceso de sistematización de un negocio y que comenzaba por documentar lo que cada miembro del equipo hace.
Pues bien pasemos ahora a ver como te comentaba al inicio de este artículo a como desarrollar y escribir los sistemas.
Como desarrollar y escribir los sistemas
Una vez que se tiene una detallada y completa descripción de
cada puesto de trabajo, las tareas diarias, semanales y mensuales que realizan
se pasa al siguiente paso. El siguiente paso consiste en probar y medir si lo
que están haciendo produce los resultados esperados.
Se compara la lista de tareas que ejecuta el empleado con las respectivas
descripciones del puesto de trabajo y los indicadores claves de desempeño
(KPI´s) asociados a cada tarea. Con esto no se busca que la gente trabaje más
duro, sino encontrar formas de hacer mejor las cosas. El objetivo es buscar el
perfeccionamiento en los procesos y la mejora continua de la empresa.
Las siguientes preguntas pueden ayudar a iniciar este paso:
·
¿Se están cumpliendo los KPIs?
·
¿Se han cumplido en el plazo indicado todos o
solo algunos de ellos?
·
¿Por qué razón no se alcanzaron en el plazo
indicado?
·
¿Qué
medidas se podrían tomar para corregirlo?
Una vez se ha medido como están cumpliendo sus objetivos, se
necesita involucrar a todo el equipo. El siguiente paso es pedir a los miembros
del equipo que hagan lo siguiente:
·
Una lista de las 7-8 tareas que más tiempo
consumen.
·
Una lista de las 7-8 tareas que consideran más estresantes.
·
Una lista de las 7-8 tareas más productivas.
·
Una lista de las 7-8 tareas que más disfrutan.
A continuación hay que acomodar las cuatro listas anteriores en sus rutinas diarias, semanales y mensuales, intentando adaptar, corregir si fuese
necesario o incluir o cambiar alguna tarea.
A continuación se les puede pedir a los miembros del equipo
que piensen y digan cuales creen que son los tres problemas que más están
afectando la satisfacción de los clientes o los resultados de la empresa. Los
miembros del equipo saben mucho sobre cuáles son los problemas que están
afectando la empresa. Solo hay que darles voz. Una vez detectados los problemas, se trabajará
para eliminarlos. Esto aliviará además carga de trabajo que podría estar
produciendo algún tipo de estrés en el personal. Cuando el personal está con
mejor estado de ánimo, mejora su productividad y la empresa funciona mejor. Es
un ciclo en el que todos ganan, empresa y trabajadores.
Ahora hay que reescribir con la ayuda de cada miembro del
equipo, las tareas diarias, semanales y mensuales y las descripciones de cada
puesto, así como los KPIs que se usarán.
Una vez realizado se monitorean durante un mes y se vuelve a medir. Si
las nuevas funciones y las tareas de cada puesto funcionan de acuerdo al plan
establecido, se procede a implantarlas de manera definitiva por los siguientes
12 meses.
Algunas consideraciones para redactar los sistemas:
- Empieza con las descripciones del flujo de trabajo.
- Utiliza encabezamientos concisos y viñetas
- Empieza con la primera tarea o la más importante o una tarea diaria. Se trata de que tenga un orden lógico. Por ejemplo cuando vamos a documentar las tareas diarias, no empezaremos a describir una tarea que se hace solo al final de la jornada
- Detalla cada acción que se necesita para cumplir una función o tarea. Escribe brevemente que se necesita que sea hecho.
- Menciona cual es el resultado esperado, y que es lo que sigue a continuación.
- No olvides mencionar que ocurre si las cosas no salen bien (que hay que hacer) o si se solicita hacer otra cosa.
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