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martes, 29 de julio de 2014

Como empezar a implantar los sistemas en tu negocio (Tercera Parte)


En esta tercera y última parte de esta serie de tres artículos sobre como empezar a implantar los sistemas en tu negocio, vas a aprender a desarrollar y escribir los sistemas.

En el primer post de esta serie te hablé de la importancia de involucrar a los miembros del equipo durante el proceso de implantación de los sistemas, pues esto ayudará a que ellos se involucren y colaboren durante la implementación. En el segundo post vimos como se tiene que empezar el proceso de sistematización de un negocio y que comenzaba por documentar lo que cada miembro del equipo hace.
Pues bien pasemos ahora a ver como te comentaba al inicio de este artículo a como desarrollar y escribir los sistemas.



Como desarrollar y escribir los sistemas

Una vez que se tiene una detallada y completa descripción de cada puesto de trabajo, las tareas diarias, semanales y mensuales que realizan se pasa al siguiente paso. El siguiente paso consiste en probar y medir si lo que están haciendo produce los resultados esperados.
Se compara la lista de tareas que ejecuta el empleado con las respectivas descripciones del puesto de trabajo y los indicadores claves de desempeño (KPI´s) asociados a cada tarea. Con esto no se busca que la gente trabaje más duro, sino encontrar formas de hacer mejor las cosas. El objetivo es buscar el perfeccionamiento en los procesos y la mejora continua de la empresa.

Las siguientes preguntas pueden ayudar a iniciar este paso:
·         ¿Se están cumpliendo los KPIs?
·         ¿Se han cumplido en el plazo indicado todos o solo algunos de ellos?
·         ¿Por qué razón no se alcanzaron en el plazo indicado?
·          ¿Qué medidas se podrían tomar para corregirlo?


Una vez se ha medido como están cumpliendo sus objetivos, se necesita involucrar a todo el equipo. El siguiente paso es pedir a los miembros del equipo que hagan lo siguiente:

·         Una lista de las 7-8 tareas que más tiempo consumen.
·         Una lista de las 7-8 tareas que consideran más estresantes.
·         Una lista de las 7-8 tareas más productivas.
·         Una lista de las 7-8 tareas que más disfrutan.

A continuación hay que acomodar las cuatro listas anteriores en sus rutinas diarias, semanales y mensuales,  intentando adaptar, corregir si fuese necesario o incluir o cambiar alguna tarea.

A continuación se les puede pedir a los miembros del equipo que piensen y digan cuales creen que son los tres problemas que más están afectando la satisfacción de los clientes o los resultados de la empresa. Los miembros del equipo saben mucho sobre cuáles son los problemas que están afectando la empresa. Solo hay que darles voz.  Una vez detectados los problemas, se trabajará para eliminarlos. Esto aliviará además carga de trabajo que podría estar produciendo algún tipo de estrés en el personal. Cuando el personal está con mejor estado de ánimo, mejora su productividad y la empresa funciona mejor. Es un ciclo en el que todos ganan, empresa y trabajadores.

Ahora hay que reescribir con la ayuda de cada miembro del equipo, las tareas diarias, semanales y mensuales y las descripciones de cada puesto, así como los KPIs que se usarán.  Una vez realizado se monitorean durante un mes y se vuelve a medir. Si las nuevas funciones y las tareas de cada puesto funcionan de acuerdo al plan establecido, se procede a implantarlas de manera definitiva por los siguientes 12 meses.

Algunas consideraciones para redactar los sistemas:
  •  Empieza con las descripciones del flujo de trabajo.
  •   Utiliza encabezamientos concisos y viñetas
  •    Empieza con la primera tarea o la más importante o una tarea diaria. Se trata de que tenga un orden lógico. Por ejemplo cuando  vamos a documentar las tareas diarias, no empezaremos a describir  una tarea que se hace solo al final de la jornada
  •  Detalla cada acción que se necesita para cumplir una función o tarea. Escribe brevemente que se necesita que sea hecho.
  •   Menciona cual es el resultado esperado, y que es lo que sigue a continuación.
  •  No olvides mencionar que ocurre si las cosas no salen bien (que hay que hacer) o si se solicita hacer otra cosa.

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